Vermijd de valkuilen van de introductie van de UAV-GC.
In de afgelopen twee jaar is de belangstelling voor het werken in bouwteams weer toegenomen. Lange tijd werd weinig gebruik gemaakt van deze bouworganisatievorm. Na de update van de standaard bouwteamovereenkomst (Duurzaam Gebouwd en Bouwend Nederland) zie je een snelle toename voor de keuze van bouwteam als bouworganisatievorm.
De snelle opkomst van bouwteams doet denken aan de snelle opkomst van de UAV-GC in 2005. In 2005 werd de huidige versie van de UAV-GC geïntroduceerd en nam de toepassing van de UAV-GC een enorme vlucht. Maar met die snelle toename kwamen ook de eerste mislukkingen. En dat zet zich tot vandaag voort: ik zie ik dat partijen nog steeds met de verkeerde mindset en onvoldoende expertise aan de slag gaan met de UAV-GC. En we zijn nu bijna 20 jaar verder!
Van opdrachtgevers en aannemers krijg ik signalen waarin ik de patronen herken die lijken op de introductie van de UAV-GC.
Daar moeten we toch als sector wel wat van leren! Het zou zonde zijn als we niets doen met die ervaringen uit het verleden.
Want: we hebben als sector heel veel werk te verstouwen (energietransitie, renovatie infrastructuur uit de vorige eeuw, woningbouwopgave, etc.) en kampen met een tekort aan gekwalificeerd personeel. Alle hens aan dek om te zorgen dat we ons werk efficiënt en effectief organiseren en voorkomen dat we in dezelfde vallen trappen als bij de introductie van de UAV-GC.
Daarom hieronder mijn top 5 van de lessen die we kunnen gebruiken voor het introduceren van het werken met bouwteams (2).
Les 1: De inhoud bepaalt de keuze, niet de trend!
Maak (per project) een overwogen keuze voor een bouworganisatievorm. Dat lijkt een open deur, toch gebeurde dat niet bij het werken o.b.v. de UAV-GC.
Die contractvorm werd in de begintijd bepaald door niet deskundige betrokkenen, zoals managers en bestuurders.
Voorbeeld 1: willekeurige pilots
Zo werden bij een top tien gemeente 10 pilot projecten aangewezen. Die moesten UAV-GC toepassen. Of de projecten hiervoor zich leenden qua scope, team en context werd niet meegenomen. Resultaat: Zes van de tien projecten leenden zich niet voor de UAV-GC, liepen stroef en voldeden niet aan de verwachtingen. En zes teams ontevreden zowel aan opdrachtgevers- als opdrachtnemerskant.
Voorbeeld 2: alles UAV-GC!
Bij een andere top 10 gemeente stelde dat binnen één jaar 100% van de projecten o.b.v. de UAV-GC moest worden uitgevoerd. En dat terwijl de afdeling totaal geen ervaring had met de UAV-GC. Het resultaat laat zich raden: een jaar later was de 100% UAV-GC bij lange niet gehaald. De mate van verwarring bij de betrokken teams had wel een flinke stijging laten zien. Het duurde ook niet heel lang of de doelstelling van 100% werd losgelaten en een bouworganisatievorm gekozen die paste bij de context van het project en eigen organisatie.
Voorbeeld 2: de wethouder bepaald!
En ook recent (eind 2021) werd mijn collega gevraagd om te helpen bij een project waar de wethouder had bepaald dat deze op basis van de UAV-GC moest worden uitgevoerd. Gezien de context, omvang, uitwerkingsniveau en ervaring van het team lag een traditioneel bestek veel meer voor de hand. Maar ja, de wethouder had al bepaald….
Eerste les: vermijd dat management of bestuurders dergelijke keuzes maken voor projecten. Zorg dat de keuze voor een bepaalde bouworganisatievorm op inhoudelijke gronden wordt gemaakt. En waak voor "one size fits all" ambities als “binnen een jaar 100% bouwteam!”
Les 2: gooi het niet over de schutting!
Ik zie en hoor ook in mijn omgeving dat bouwteam als een soort toverstaf wordt gezien om de projectproblemen op te lossen. Krappe planning, beperkte bezetting bij de opdrachtgever, onduidelijke scope: met de aannemer lossen we dat op!
We zoeken het wel uit met de aannemer!
Dit fenomeen dat projecten zonder een goede projectcontext en -scope op de markt kwamen zagen we ook bij de UAV-GC. Daar werd ook gesteld dat de opdrachtnemer het wel op zou lossen, die was tenslotte expert!
Het werkt een “luiheid” in de hand aan de zijde van de opdrachtgever want: “Dat zoeken we wel uit met de aannemer”, “dat onderzoek kan wel door de aannemer gedaan worden”. De kans op teleurstelling neemt daarbij enorm toe omdat de vraag van de opdrachtgever onduidelijk is. En op een onduidelijke vraag, krijg je een onduidelijk antwoord....
Eerst zelf aan de slag, is voor beide partijen beter
Bij elk project blijkt dat een goede voorbereiding van de opdrachtgever de beste projecten oplevert: start met heldere projectdoelstellingen, een functionele specificatie, scopeafbakening en vooronderzoeken. Analyseer wat (niet) kan, wat (on)duidelijk is en waar een aannemer toegevoegde waarde kan leveren. Kies dan pas de bouworganisatievorm. Aannemers geven ook aan dat ze daardoor ook beter hun kennis kunnen inbrengen.
Samenvattend les 2: zorg dat je als opdrachtgever een heldere projectcontext en -scope hebt en bepaal daarna welke bouworganisatievorm daarbij past.
Les 3: stem je team af op de beoogde bouworganisatievorm
Als je bij een opdrachtgever vraagt aan de medewerkers: hoe wordt een projectteam samengesteld? Primair op (1) beschikbaarheid, (2) op inhoudelijk kennis of (3) op competenties? Dan komt beschikbaarheid altijd met stip nummer 1!
Bij doorvragen is de veronderstelling die daar weer aan ten grondslag ligt: “alle projectmedewerkers moeten in elke bouworganisatievorm (kunnen) werken”.
Teamleden moeten zich maar aanpassen aan de contractvorm!
Dat is ook wat bij UAV-GC projecten gebeurde: teams werden samengesteld ongeacht interesses, competenties en karakter. Terwijl het werken in een UAV-GC project toch andere competenties en karaktereigenschappen vraagt dan bij UAV/RAW bestekswerk. Hierdoor ging menig UAV-GC project stroef. Voorbeelden: vraagspecificaties in de vorm een RAW-bestek met een functioneel sausje, teamleden bij de opdrachtgever die hun oplossingen opdrongen aan de opdrachtnemer.
Het uitgangspunt dat iedereen maar in elke bouworganisatievorm moet (kunnen) werken is nog bij veel opdrachtgevers het uitgangspunt. Met een cursus wordt de basiskennis aangereikt en de rest leer je wel in de praktijk. Dit is wat we ook zien bij het werken met bouwteams. Terwijl ook een bouwteam vraagt om bepaalde competenties en karaktereigenschappen. Gelijkwaardig willen samenwerken, kunnen luisteren, oog hebben voor de belangen van alle partijen en verantwoordelijkheid nemen zijn belangrijke competenties.
Maar weinigen kunnen wisselen qua mindset...
Er wordt geen rekening mee gehouden met het feit dat veel medewerkers moeite hebben om qua mindset steeds te wisselen. Zeker als ze nog zoekende zijn in de opzet en processen van een (voor hun) nieuwe bouworganisatievorm. In het ene project een RAW-bestek, het andere project UAV-GC en daar komt nu steeds vaker "bouwteam" bij.
Dat verklaart waarom bij veel UAV-GC projecten projectteamleden gedrag vertoonden die hoorde bij een RAW-bestekswerk, zowel bij opdrachtgevers als bij opdrachtnemers.
En als je meerdere bouworganisatiemodellen wilt gebruiken in je organisatie, zou het logisch zijn om de mensen te koppelen aan het type project en samenwerking dat hun het beste past. Om vervolgens die mensen zoveel mogelijk op een bepaalde bouworganisatievorm in te zetten. Zo kweek je experts, die vervolgens bij andere teams kunnen helpen met de juiste mindset.
De 3e les: laat het uitgangspunt los dat iedereen moet kunnen werken in elke bouworganisatievorm. Stem de competenties en karakters van je team af op de beoogde bouworganisatievorm.
Les 4: laat je begeleiden
Bij veel organisaties heb ik trainingen UAV-GC gegeven. Tijdens die training werd vaak opgemerkt dat het werken met de UAV-GC best veel invloed heeft op projectprocessen. Ook werd onderkend dat het een andere mindset vraagt. Meestal resulteerde dat in het inzicht dat het werken met de UAV-GC meer impact heeft dan je op het eerste gezicht zou verwachten. Bij 9 van de 10 opdrachtgevers resulteerde dat inzicht niet in het gestructureerd invoeren van een werkwijze die past bij een UAV-GC projecten en het borgen van de juiste mindset, kennis en competenties in de organisatie.
Na 15 jaar zijn Opdrachtgevers nog steeds zoekende!
Na meer dan 15 jaar zijn de meeste opdrachtgevers nog (steeds) zoekende met het werken met de UAV-GC (al hebben ze dat niet altijd door).
En stappen nu in de volgende trend: bouwteam.
We sturen ze wel op cursus...
Ook bij bouwteams zie je dat teams of afdeling op een training worden gestuurd en dat vervolgens wordt verondersteld dat het daarmee goed komt. Praktijk leert dat je er met een training niet bent.
Praktijk leert dat het goed is om je team gedurende het gehele project te laten begeleiden door een collega of externe collega met (succesvolle) ervaring. Of, nog beter, een onafhankelijke bouwteambegeleider in te zetten. En net als bij de selectie van je eigen team kies je ook de begeleider op competenties en karakter die passen bij het bouwteam (zie volgende les).
Les 4 heeft een relatie met de derde les: investeer in je team en laat je begeleiden door een onafhankelijke bouwteambegeleider..
Les 5: zorg ook voor de juiste mindset en expertise bij de adviseur!
Deze les is een aanvulling op de vorige. Hierin kunnen we ook leren van de UAV-GC projecten: bij veel UAV-GC projecten werden (en worden) technisch inhoudelijke adviseurs gevraagd om te helpen met het opstellen van de contractstukken. Resultaat: uitvragen die veel te technisch georiënteerd zijn, soort bestek met functioneel sausje. Adviseurs die bewust of onbewust risico’s richting de opdrachtnemer schuiven en vergeten waarvoor de opdrachtgever verantwoordelijk is in de samenwerking.
Na 15 jaar zijn Opdrachtgevers nog steeds zoekende!
Na meer dan 15 jaar zijn de meeste opdrachtgevers nog (steeds) zoekende met het werken met de UAV-GC (al hebben ze dat niet altijd door).
En stappen nu in de volgende trend: bouwteam.
We sturen ze wel op cursus...
Ook bij bouwteams zie je dat teams of afdeling op een training worden gestuurd en dat vervolgens wordt verondersteld dat het daarmee goed komt. Praktijk leert dat je er met een training niet bent.
Praktijk leert dat het goed is om je team gedurende het gehele project te laten begeleiden door een collega of externe collega met (succesvolle) ervaring. Of, nog beter, een onafhankelijke bouwteambegeleider in te zetten. En net als bij de selectie van je eigen team kies je ook de begeleider op competenties en karakter die passen bij het bouwteam (zie volgende les).
Les 5: zorg ook voor de juiste mindset en expertise bij de adviseur!
Werk aan de winkel!
Hoe we het ook organiseren, er is binnen de infra- en bouwsector genoeg werk te doen. We zullen gebruik moeten maken van verschillende bouworganisatievormen. Bij de keuze is het belangrijk mee te nemen hoeveel inzet het van alle partijen gaat vragen.
Als we de bovenstaande lessen in de praktijk brengen zullen we minder verspilling hebben in projecten. Met de les van vaste(re) teams en heldere (uit)vragen is nog veel winst te halen en krijgen we voor alle partijen betere en leukere projecten.